Chmura – najlepszy przyjaciel freelancera. 10 przydatnych narzędzi w chmurze

Nie będę się wymądrzać o tym jak działa słynna „chmura”, możecie przeczytać o tym w wielu artykułach, chociażby ten Komputer Świat – Czym jest popularna „chmura”?, który dość dobrze i prosto to tłumaczy. Nie jestem specem od tworzenia takich rozwiązań, ale zdecydowanie jestem aktywnym użytkownikiem, który nie wyobraża sobie już dnia pracy bez „chmury”!

Możliwość zapisywania plików już nie na lokalnych czy nawet przenośnych dyskach, a w wirtualnej ‚przestrzeni’ zmieniło radykalnie porządek dzisiejszego świata, począwszy od sposobu pracy, poprzez rozwój m.in. sprzętu, usług, infrastruktury! Powiedziałabym wręcz, że to właśnie wynalezienie chmury otworzyło nowy wymiar i możliwości pracy zdalnej. Nie tylko sam Internet ale właśnie chmura. Otworzyło to wiele opcji przed osobami decydującymi się na zdalny tryb pracy. Choć to Internet otworzył możliwości ale to właśnie wynalezienie rozwiązań w chmurze dało nam – freelancerom i przedsiębiorcom odpowiednie narzędzia.

Dostrzegam dwa ważne wymiary tego zjawiska:

  1. Indywidualny – Dostarcza narzędzi, które pozwalają nam na lepszą organizację pracy własnej, łatwe przełączanie się między urządzeniami i przemieszczanie się w lokalizacji nie tracąc dostępu do naszych plików, zarówno zawodowych i prywatnych. Umożliwia łatwy dostęp do wytworów kultury, samorozwój i kształcenie się.Przykład: robię dużo notatek. Bardzo dużo. Uwielbiam papier i długopis, jednak nie zawsze mam notes przy sobie. Nie zawsze też pamiętam, gdzie położyłam karteczki z różnym pomysłami, zwłaszcza gdy chcę do nich wrócić po pewnym czasie. Dlatego korzystam z aplikacji Evernote. To co zapisałam w tramwaju na telefonie później mogę odtworzyć w tej samej aplikacji na komputerze, gdy chcę z tej notatki skorzystać. A najlepsze pomysły powstają w trakcie słuchania mojej playlisty „Odkryj w tym tygodniu” serwowanej przez Spotify! Clouds, clouds everywhere!
  2. Grupowy – Chmura umożliwia współpracę zespołom złożonych z ludzi rozsianych po całym świecie, którzy np. nigdy wcześniej nie widzieli się na żywo. Umożliwia im współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym.Przykład: ja będąc we Włoszech mogę tworzyć prezentację dla klienta za pomocą Google Slides, omawiać treść kolejnych slajdów jednocześnie z kilkoma osobami z różnych części świata. Razem tworzymy kolejne slajdy choć jesteśmy na innych kontynentach i w innych strefach czasowych.

W pewnym sensie dzięki technologii i możliwości pracy w chmurze przełamaliśmy dystans – nie tylko terytorialny, ale i czasowy! Możemy więc tworzyć i współpracować skądkolwiek nam się żywnie spodoba. Jedyne ograniczenie to (wciąż) łącze wifi!

Postanowiłam podzielić się z Wami najważniejszymi i najciekawszymi narzędziami w chmurze, które pozwalają mi lepiej (współ)pracować z resztą zespołu lub mnie samej ułatwiają pracę:

 

  1. Komunikacja mailowa – Gmail & Outlook

    Gmaila nikomu chyba przedstawiać nie trzeba. Jak dla mnie to najwygodniejsza skrzynka pocztowa online, z której korzystam i trochę prywatnie i służbowo. Outlook wykorzystuję jako skrzynkę stricte zawodową w ramach współpracy z agencją marketingową. Obie zsynchronizowane są z moimi urządzeniami (telefon, tablet), dzięki czemu mogę odpisywać na maile niekoniecznie zawsze mając ze sobą komputer.

  2. Dzielenie się plikami – Google Drive / Dropbox

    Współpracując z innymi bardzo często musimy dzielić się wytworami naszej pracy w postaci przeróżnych plików. Wysyłanie wszystkiego w mailach w postaci załączników po jakimś czasie daje się we znaki – bardzo ciężko odkopać starsze pliki czy trzymać je w porządku, a trzymanie je na lokalnym dysku uniemożliwia współpracę z innymi. Istnieje też ryzyko straty plików w przypadku awarii sprzętu. Odpowiednio posegregowane pliki w chmurze udostępnione wybranym osobom pozwalają na dotarcie do wybranych materiałów w dowolnym momencie i dowolnej lokalizacji. Przy współpracy z większym zdalnym zespołem to MUST HAVE!

  3. Tworzenie tekstów, wykresów i prezentacji – Google Doc & Google Spreadsheet & Google Slides

    W mojej pracy bardzo często tworzę rzeczy, którymi muszę dzielić się z innymi. Dobrze, jeśli są tworzone za pomocą narzędzi, dzięki którym możliwa jest ponowna edycja bez wysyłania dziesiątek poprawionych wersji pliku po każdej zmianie. Plik zapisywany jest w odpowiednim katalogu we wspomnianym wyżej Google Drive i może być w każdym momencie otwarty i edytowany przez osoby, którym został udostępniony. Nie wyobrażam sobie mojej codziennej pracy bez tych narzędzi!

  4. Nadzorowanie projektów – Podio

    Podio jest idealne do nadzorowania projektów, zwłaszcza przy współpracy z zewnętrznymi podwykonawcami. Dzięki temu możemy zakładać projekty, nadzorować kontakty z klientami i prace, tworzyć ‚taski’ i kontrolować budżet projektów. Podio to naprawdę potężne narzędzie do zarządzania projektami. Wedle potrzeb firmy może być rozbudowywane o różne aplikacje, które pomagają nam w poszczególnych procesach.

  5. Organizacja zadań własnych i całego zespołu – Trello

    Przy zainstalowaniu odpowiednich rozszerzeń można dostosować Podio do swoich potrzeb i codziennego użytku, jednak do kontroli moich i mojego zespołu codziennych mniejszych zadań wolę stosować inne narzędzia, np. Trello. Podio służy mi raczej do zarządzania projektami w większej skali, natomiast w ogarnianiu swojej (i mojego zespołu) codziennej pracy Trello sprawdza się doskonale.

    W Trello tworzymy pewnego rodzaju ‚tunel’, w którym można łatwo zaznaczyć rzeczy do zrobienia, w trakcie realizacji, zrobione. Możemy przypisywać zadania innym członkom zespołu, możliwe jest komentowanie, dodawanie załączników itp.

  6. Tworzenie własnych notatek – Evernote

    Evernote to mój prywatny No. 1 jeśli chodzi o notatki. Lubię korzystać z kolorowych karteczek, notesów itp. ale jednak nic nie zastąpi mi Evernote. Aplikacja ta pozwala tworzyć notatki i zapisywać je w różnych tematycznych notesach, tworzyć przypomnienia, udostępniać notatki innym, tworzyć listy zadań do zrobienia i co najważniejsze dla mnie – pozwala wyszukiwać notatki po słowach kluczowych. Nie muszę więc przekopywać notesów i karteczek w poszukiwaniu konkretnej informacji. Posiadam tam tonę notatek, zarówno prywatnych, jak i związanych z działalnością i freelancingiem, to tam zapisuję każdy swój pomysł, który chcę zrealizować w przyszłości, a kiedy najdzie mnie wena – po prostu otwieram notatkę i dopracowuję pomysł. I co ważne – zawsze mam je przy sobie, gdyż korzystam z Evernote zarówno w komputerze, jak i w telefonie.

  7. Organizacja burzy mózgów/warsztatów online z zespołem – RealTimeBoard.com

    Przyznam, że narzędzie Real Time Board to dla mnie odkrycie tego roku. Uwielbiam metodę Design Thinking w projektowaniu usług, czy planowaniu projektów. Zawsze lubiłam wizualnie rozrysować sobie ‚drzewo’ jakiegoś projektu zanim przystąpię do pracy, często stosowałam mapy myśli i żółte karteczki. Real Time Board pozwala na to wszystko w kooperacji z innymi osobami, z którymi możemy współtworzyć tablicę w czasie rzeczywistym w systemie zdalnym. Genialne! To video omawia możliwości tego narzędzia.

  8. Codzienna komunikacja z zespołem – Skype

    Skype służy mi do codziennej komunikacji ze współpracownikami – zarówno indywidualnej, jak i grupowej, pisanej (w formie czatów) i audiowizualnej w formie telekonferencji. Można więc pisać krótkie wiadomości, można się zdzwaniać, można urządzać dłuższe i wieloosobowe telekonferencje. Każdy, kto kontaktuje się od czasu do czasu z kimś mieszkającym poza Polską miał prawdopodobnie okazję korzystać z tego narzędzia. Jedyne co mogę dodać, to że sprawdza się też w codziennej komunikacji zawodowej i posiada także bardzo przydatne, takie jak np. udostępnianie ekranu przydatne podczas prezentacji.

  9. Dłuższe telekonferencje lub warsztaty online – GoToMeeting

    Tam gdzie Skype nie daje rady, warto skorzystać z innego narzędzia umożliwiającego telekonferencje, takiego jak GoToMeeting. Przydaje się przy organizacji większych spotkań, prowadzonych przez jednego organizatora, który może moderować to, co dzieje się podczas spotkania (np. wyznaczać prezenterów, którzy mają coś mówić lub udostępniać prezentacje, wyciszać innych). Dodatkowo przydaje się podczas spotkań, które wymagają wcześniejszych zapisów uczestników, np. webinariów.

  10. Koncentracja – Spotify

    Coś na rozluźnienie i koncentrację, co działa na mnie – słuchanie muzyki w trakcie pracy. Pracując zdalnie nie zawsze jestem w idealnych warunkach i ciszą w tle. Dlatego mnie często pomagają słuchawki + ulubiona muzyka. Spotify mam na różnych urządzeniach – zarówno komputerze, jak i w telefonie i w trakcie pracy zdarza mi się korzystać z playlist, które pomagają w koncentracji, m.in. Einstein Study Music Academy czy Deep Focus. Przy okazji poznaję nowych twórców muzycznych!

 

A Wy, z jakich narzędzi w chmurze korzystacie na co dzień? Dodalibyście coś do listy?

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s